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Assistant(e) de projets - Département Développement durable

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  • 20/07/2018
    Date limite de réponse
  • CDI
    Type de contrat
  • Paris, siège social
    Lieu

Direction

Direction des Opérations

Mission

Au sein du département Développement durable, sous la supervision du dDirecteur et des responsables de pôles, l’assistant de projets intervient en priorité en appui à la gestion des tâches administratives, financières et budgétaires des projets du département, mais aussi sur les activités de logistique et de communication.

 

Les principales missions confiées à l’assistant.e de projets sont les suivantes, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

Gestion administrative et financière :

  • Assure l’élaboration des factures fournisseurs et des paiements des prestataires en appui aux chargés de projets (élaboration des factures et des bons à payer, vérifie la conformité des pièces justificatives et factures, suivi, relance)
  • Appui les chargé.e.s de projets dans le suivi financier et budgétaire de leurs projets (alimentation des tableaux de bords, appui à l’élaboration des prévisions, clôtures annuelles, appui dans les audits)
  • Appui les chargé.e.s aux exercices comptables (prévisions budgétaires, clôtures budgétaires …)
  • Appui administratif à la passation de marché : formatage et enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, élaboration des contrats…)
  • Appui les chargé.e.s sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…)
  • Appui à la préparation des appels d’offres (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impression……)

Gestion logistique :

  • Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (missions d’experts, séminaires, missions siège, etc.) en lien avec le pôle Missions et voyages : préparation des déplacements (billets d’avion, ordre de mission), gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, …).

Gestion opérationnelle :

  • Participe aux réunions de coordination (prise de note, rédaction de compte rendu …)
  • Appui les chargés de projets dans la relecture et la mise en forme de livrables

Appui transverse au département :

  • Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents)
  • Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …)
  • Participe à l’élaboration des dossiers de réponse aux appels d’offres
  • Met à jour les tableaux de bord et les bases de données existants.

Qualifications et compétences

  • Formation supérieure Bac +2/3 type comptabilité / gestion, évènementiel ou tourisme, ou domaine équivalent
  • Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel
  • Etre méthodique, organisé.e et réactif.ive,
  • Travail en autonomie et forte capacités d’adaptation,
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe),
  • Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe) ;
  • Anglais impératif (écrit et oral). Espagnol fortement souhaité.
  • Ouverture à l’international

Expérience professionnelle

  • Expérience souhaitée d’environ 2/3 dans la gestion administrative et financière et/ou le contrôle de gestion de projet.

 

Informations complémentaires

  • Lieu : 73, rue de Vaugirard – 75006 PARIS
  • Type de contrat : CDI

Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation sous référence « AP-DD » à l’attention de recrutement-dd@expertisefrance.fr et de Martyna Bogucka du département Ressources Humaines au plus tard le 20 juillet 2018.

Date de prise de fonctions

03/09/2018

Rémunération

Position 2.3 des ETAM – Coefficient 355